Trazar un plan

Cuando decidimos trazar un plan para mejorar, abordar un proyecto, etc. debemos tener en cuenta una serie de cuestiones de vital importancia.

Lo primero, sin duda, y ya hemos hablado de ello en nuestro blog, es definir bien el objetivo, sin este pequeño matiz, vamos a ir dando tumbos sin rumbo fijo y no alcanzaremos los resultados deseados.

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Si el plan lo trazamos en equipo, debemos, primero, ponernos de acuerdo en el objetivo, y sobretodo testar que para todos quiere decir, o significa lo mismo. Esta fase nos facilitará que todos rememos en la misma dirección, y usemos los mismos remos.

Una vez establecido el objetivo, y que todos estamos de acuerdo en que este es el del equipo y no sólo el de una parte, empezaremos a poner las piezas para planificar.

Debemos clarificar y definir muy bien las tareas a realizar para llegar al objetivo, cómo se deben realizar, quién va a llevarlas a cabo y cuando deben estar terminadas.

Hasta aquí es todo más o menos sencillo, y en realidad si seguimos este esquema, no tiene mucha más complicación.

Vamos a desgranar cada uno de los puntos del plan:

  • Qué hay que hacer.
    • Las tareas o acciones deben derivar del objetivo, y por tanto nos acercarán nuestro fin a medida que se vayan terminando.
  • Cómo lo vamos a hacer.
    • El como nos dará la clave para llevar a cabo las tareas con eficacia y nos garantizará que están alineadas con el objetivo.
  • Quién va a hacer qué.
    • Debemos aprovechar los conocimientos y la diversidad de nuestro equipo para sacarle el máximo rendimiento, y en algunos casos necesitaremos de expertos externos que nos faciliten o hagan alguna de las tareas.
  • Los plazos, el cuándo.
    • Debemos establecer plazos de finalización del proyecto, y también hitos intermedios. En este punto debemos tener en cuenta que hay tareas o acciones que no se pueden llevar a cabo si previamente no se han hecho otras. Los hitos intermedios nos permiten comprobar si seguimos alineados con el objetivo final o nos hemos desviado, y por tanto debemos realizar acciones correctoras.
  • Ponerlo en marcha.
    • Sin duda un plan que no es llevado a cabo, es como construir un barco para dejarlo en el dique seco, no sirve de nada, y además de ser una pérdida de tiempo, es una auténtica pena.

BarcoObsoleto

 

Una vez puesto en marcha una de las herramientas que nos garantizará el éxito y la buena marcha de nuestro plan es el seguimiento.

  • El seguimiento.
    • La comprobación periódica, que deberemos establecer previamente, antes de la puesta en marcha de nuestro proyecto, nos garantizará que todo marcha bien, y por tanto, que el plan trazado se cumple. Si en alguno de estos seguimientos comprobamos que hay algo que no se cumple y no funciona como es debido, podremos rectificar y modificar lo necesario. Esto nos da una ventaja muy importante y nos proporciona flexibilidad.
    • Puede ser que el entorno haya cambiado, y por tanto nuestro proyecto requiera de alguna otra pieza o acción que no habíamos contemplado en su momento, pues bien en el seguimiento lo vamos a detectar y vamos a reconducir la situación.

Hay muchas formas de planificar, y dependiendo de la complejidad del objetivo, deberemos tener en cuenta más o menos acciones. Los cómos siempre nos alinearán con el objetivo y nos mantendrán en el camino.

La importancia de cada integrante sepa qué debe hacer, cómo y cuando lo debe tener listo, nos dará a todos los integrantes la tranquilidad y la seguridad necesaria para centrarnos en la tarea.

No olvidemos nunca los hitos intermedios, que nos servirán a modo de testeo saber en que punto estamos y si el desarrollo se ajusta a lo previsto.

Planificar, nos facilita realizar tareas complejas, abordar proyectos en equipo y nos garantiza la consecución del objetivo.

 

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